公証・アポスティーユ

海外で仕事をしたり取引する場合に様々な証明書の提出を求められますが、日本国内で発行された証明書はそのままでは海外で受け付けてもらえません。対象国の言語あるいは公用語である英語で証明書の内容を提示する必要があります。日本で発行される証明書は、公文書もあれば任意団体の発行する私文書もありますが、翻訳物はすべて私文書として扱われるので公的認証が必要になります。

私文書は、公証人役場で公証(Notarization)することにより公的認証を得ることができます。しかし海外の公的機関へ書類を提出する際は、公証人役場での公証の後に「法務局での認証」と「外務省でのアポスティーユ」を取得しなければならないケースがほとんどです。
ハーグ条約未締結国の場合、外務省の公印手続きの後に各国の在日大使館あるいは領事館で「領事認証」を受ける必要もあります。ハーグ条約締結国でもアポスティーユだけでは不十分なケースもあるので、ご自身の書類にどのような認証が求められているのか、申請前にご確認ください。

 

公証サービスについて

「公証」とは、公の機関の発行する公文書以外の私文書に対し、その書類中に記載されている作成者の署名や記名押印が真正なものであることを公的機関である公証役場の公証人が証明する行為です。

「認証」とは、公文書や上記のような「公証」された文書に対して、その文書に押印されている市区町村長印や登記官の押印などの公印が真正であることを、その文書の発行機関以外の第三者の公的機関が証明する行為です。

海外の機関へ書類申請する場合、当該機関から契約書等の私文書(公文書の翻訳物も私文書扱いになります)の提出を求められるケースがあります。

最初の手続きとして、翻訳物などの私文書に記載されている署名や記名押印に対し、公証役場の公証人が公証を行います。公証役場で私文書に対する公証が行われると、その私文書は公文書と同等とみなされます。※国内に提出する翻訳物であれば、公証役場での公証だけで十分な場合があります。

海外の機関へ提出する場合公機関や金融機関では、外務省の「認証」や在日の大使館における「認証」が必要になることがあります。
公機関の「認証」には、地方法務局での「公証人押印証明」の手続きのあと
→書類の提出先が、ハーグ条約締結国であれば、外務省で「アポスティーユ」を取得できます。
→書類の提出先が、ハーグ条約未締結国であれば、外務省での「公印確認」のあとに在日の各国大使館あるいは領事館で「領事認証」が必要です。

公証サービスの手順

当センターで翻訳 
※当社の翻訳証明書を無料でお付けします。
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公証人役場で行う公証人の私署証書への「認証」手続き 
※公証人役場へ支払う公証人手数料は11,000円~17,000円です。
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地方法務局における「公証人押印証明」手続き 
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外務省におけるアポスティーユ取得 手続き 
※ハーグ条約未締結国の場合、外務省での「公印確認」の後に在日の各国大使館で「領事認証」が必要です。
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お客様へ書類郵送 

アポスティーユとは

アポスティーユとは、書類を外国の機関へ提出する際に日本の外務省の発行する国際的に通用する証明書です。
日本の公機関や銀行などで発行された書類を外国の機関へ提出する際に、その外国の機関から「国際的に通用する証明」を求められる場合があります。

<提出先が、ハーグ条約締結国の場合>
日本の外務省の発行する「アポスティーユ」という証明を取得します。

日本の公機関で発行された日本語の書類に、アポスティーユの証明を取得することもできますが、
外国の公機関から求められる書類には、原本の翻訳物に対してアポスティーユの認証を求められる場合がほとんどです。

例えば、海外の裁判所へ提出する書類がある場合、「日本語の戸籍抄本に対して英訳を行い、その英訳に対して証明を付けてください」というケースがあります。
海外で登録翻訳者制度を採用している国であれば、登録翻訳者が翻訳を行なえば公文書と同じ扱いとなり、そのまま外務省のアポスティーユの取得手続きが可能です。
日本では登録翻訳者制度を採用していないので、原本の翻訳物は私文書扱いとなり外務省へのアポスティーユ手続きの前に、公証役場において「認証」を受ける必要があります。その後、その公証人の所属する地方法務局において、「公証人押印認証」手続きを行い、ようやく外務省でのアポスティーユの手続きが可能となります。
※「公証人押印証明」とは、公証役場で「認証」をうけた書類(私署証書)に対して、管轄の地方法務局長がその押印は真実であるという証明を付与するものです。

アポスティーユは、ハーグ条約の締結国間で通用する証明です。世界中の約半数の国・地域がハーグ条約を締結しています。
ハーグ条約加盟国であっても、アポスティーユ以外の証明方法を求められる場合があります。文書の提出先機関によくご確認ください。
→ ハーグ条約締結国一覧(外務省HP)

<提出先が、ハーグ条約非締結国の場合>
ハーグ条約未締結国である中国、カナダ、マレーシア、ベトナム、フィリピン、インドネシアなどへの提出書類には、アポスティーユ以外の認証方法である公印確認と領事認証が必要となります。
原本に対する翻訳後、公証役場での「認証」を行い、地方法務局での「公証人押印証明」までの作業フローは同じです。
その後、外務省における認証手続きを行う際に、「アポスティーユ」取得申請ではなく「公印確認」申請を行います。
外務省での「公印確認」の後、書類提出対象国の在日大使館または領事館に書類を持ち込み、「領事認証」を取得する必要があります。

日本政府が発行する証明書類(公文書)に押印された公印を外務省が真正なものであると確認する証明です。
アポスティーユ以外の証明書の認証を行う場合、外務省での「公印確認」と大使館あるいは領事館での「領事認証」が必要です。
「公印確認」を受けた文書は、その後に必ず書類提出対象国の在日大使館・領事館で領事認証を受けなければなりません。
外務省が発行する「アポスティーユ」と呼ばれる証明については、在日大使館・領事館で「領事認証」を受ける必要がなく、
「アポスティーユ」を受けた書類をそのまま外国の機関へ提出することができます。

当社の翻訳証明書について

翻訳会社が発行する「翻訳証明書」は、原本の内容に対して忠実に翻訳された文書であることを翻訳会社が宣誓する書類のことです。
「翻訳証明書」には、会社印ならびに代表者の署名が入っています。「翻訳証明書」自体は公文書ではありませんが、書類を受け取る側の最低限の要件として翻訳会社が発行する「翻訳証明書」を義務づけているケースが数多くあります。
海外の機関へ論文提出する際でも、自身の翻訳ではなく翻訳会社が発行する「翻訳証明書」を義務付けている場合がほとんどです。翻訳会社が発行する「翻訳証明書」で十分な場合が多いですが、海外の公機関や金融機関などへ提出する書類には、公的認証を義務づけていることがあります。弊社ではお客様が海外や国内の機関へ翻訳物を提出する際に「翻訳証明書」を無料でお付けしております。「翻訳証明書」が必要な場合は事前にお申し付けください。

海外には、認定翻訳者制度を採用している国があり(ドイツなど)、国家認定翻訳者の「翻訳証明書」を添付するだけで公証扱いになります。日本では国家が認定する「認定翻訳者制度」は採用されておらず、翻訳会社の「翻訳証明書」だけで提出基準を満たす場合もあれば、不十分なケースもあります。書類を提出する前にどのような証明書が必要であるかご確認ください。

関連情報

日本の公証人と米国のnotary public

「公証人」を英訳すると「notary public」とか「notary」という言葉になりますが、日本の「公証人」と米国の「notary public」は、社会的地位や付与権限および成り立ちなどが少し異なります。日本の公証人は、公正証書作成や私署認証の認証などを執り行う法務大臣が任命した法律の専門家であり、公務員に相当します。公正証書は、法律に基づいて作成される公文書のことです。元裁判官や元検事などの法務経験者がなることが多く、地方の各法務局の管轄区内の公証役場で執務を行います。定款の認証は公証人しか認証できない等、公証人法に基づき公証人には特別な権限が与えられています。
一方、米国の「notary public」は、もっと一般的でカジュアルな性質です。米国には戸籍制度もなく役所への届出も必要ない場合も多く、さまざまな証明書や書類に対してその「notary public」と呼ばれる州からライセンスを受けた公証人に証人になってもらい認証を受ける制度です。日本の公証人とは異なり、米国の「notary public」は認証のみを行ないます。銀行などでも公証人による認証サービスが行われている所も多くあります。米国はサイン社会だけにそのような公証人の需要も高く、日本よりも簡単になることでできて、任命されている人数も多いです。米国の公証人「notary public」で受けた認証は、日本でも有効な認証として扱われます。米国人が日本に居ても、米国永住権を持つグリーンカード取得者であれば、駐日米国大使館や米国領事館でサイン証明を受けることができます。

公証人 ・・・ notary public (notary)
公証 ・・・ notarization
公正証書 ・・・ notarial deed
永住権 ・・・ permanent residency
サイン証明 ・・・ certificate of signature
大使館 ・・・ embassy
領事館 ・・・ consulate

「外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)」の締約国(地域)

「外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)」の締約国(地域)は、下記のURLに一覧があります。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html

年々、その数は増えています。
令和になってからも5月にフィリピンが新たに加わりました。

その他、過去5年をさかのぼると

平成28年7月コソボ、平成28年8月にチリ、モロッコ、ブラジル、平成29年9月にグアテマラ、平成30年3月にチュニジア、平成30年5月にボリビア、平成31年4月にガイアナ、がそれぞれ追加されています。

近年、追加された締結国
・平成28年7月 コソボ
・平成28年8月 モロッコ、ブラジル
・平成28年8月 チリ
・平成29年9月 グアテマラ
・平成30年3月 チュニジア
・平成30年5月 ボリビア
・平成31年4月 ガイアナ
・令和元年5月 フィリピン